Hektik bei der Inventur: Selber machen oder machen lassen

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Permanente Inventur mit dem Handscanner am Regal erspart die Hektik am Ende des Geschäftsjahres. © Höft & Wessel


Ware nachfüllen und scannen – das gehört zum Alltag im Handel. Bei der Stichtagsinventur muss einmal im Jahr nachgezählt werden. Dann reichen oft die eigenen Mitarbeiter und die mobilen Scanner nicht aus. Das ist die Chance für externe Dienstleister.

„Wegen Inventur geschlossen“ – das kann sich kaum ein Händler leisten. „Man kann natürlich außerhalb der Ladenöffnungszeiten eine Inventur durchführen. Hier werden allerdings weitere Aufwände und Kosten entstehen“, warnt Thies Proppe, Vertriebsmann bei Superdata, im iXtenso-Interview.

Die Stichtagsinventur erfasst die Bestände so, wie sie am Ende eines Geschäftsjahres tatsächlich vorzufinden sind. Es ist nur eine Momentaufnahme. Eine bessere Sicht auf den Geschäftserfolg bietet die permanente Inventur. Sie macht es möglich, die Bestandserfassung im Geschäftsjahr zeitlich zu verteilen. Hier werden alle Ab- und Zugänge das ganze Jahr über sofort verbucht – wofür man Mobile Datenerfassungsterminals, so genannte MDEs, einsetzt. Die Geräte können die Scans speichern und am Ende des Tages von ihrer Ladestation aus an die Warenwirtschaft übermitteln. Überwiegend setzt der Handel heute jedoch WLAN ein, erklärt Dr. Andreas Müller von Höft & Wessel im zweiten Interview zu diesem Fokus-Thema. Für komplexere Transaktionen in der Warenwirtschaft sind auch Online-Verbindungen möglich.


Inventurdifferenzen im Handel

Stimmt der erfasste Soll-Bestand mit dem tatsächlichen Ist-Bestand überein? Darum geht es bei der Inventur. Festgestellte Abweichungen werden beim Soll-Bestand berichtigt. Die sich dabei ergebenen Inventurdifferenzen gehen in die Gewinn- und Verlustrechnung des Unternehmens ein. Die Inventurdifferenzen im deutschen Einzelhandel sind nach wie vor auf hohem Niveau. Sie summieren sich laut EHI auf jährlich 3,9 Milliarden Euro, unehrliche Kunden verursachen hiervon knapp 2 Milliarden Euro, den eigenen Mitarbeitern werden ca. 800 Millionen angelastet. Der Rest entfällt auf Lieferanten, Servicekräfte und organisatorische Fehler. Zu diesen Fehlern gehören auch Zählfehler bei der Inventur, oft verursacht durch den Zeitdruck während der Inventur.

 
 

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Argumente für das Outsourcing

Angesichts knapper Margen hat der Handel immer weniger Personalreserven. Während Zeitarbeitsfirmen nur die nötigen Arbeitskräfte stellen, sehen sich spezielle Inventur-Dienstleister als umfassende Partner des Handels. Sie bieten mehr als Zählen und Erfassen. Vor der Inventur analysieren sie die Filialen ihrer Auftraggeber. Sie stimmen ihre eigene Kommunikationstechnik auf die IT-Landschaft des Kunden ab und kalkulieren den Personalbedarf. Sie werben auch damit, dass ihr geschultes Personal schneller arbeitet. Es rückt mit so vielen Handscannern an wie sie eine Filiale im Normalbetrieb nicht braucht. Über die Erfassung hinaus bieten die Dienstleister auch Datenkontrolle, Soll-Ist-Abgleiche und Unterstützung bei der Bilanzierung an.

Hochsaison ist rund um den Jahreswechsel. Daher versuchen die Anbieter, auch im restlichen Jahr an Aufträge zu kommen. Sie werben um Handelsunternehmen, die gerade fremde Filialen übernehmen und deshalb das Inventar erfassen wollen. Auch Versicherungsfälle kommen in Betracht. Die Anbieter betonen, dass sie als neutraler Dritter objektive Ergebnisse ermitteln.


Inventur ohne Warenwirtschaft

Kleinere Fachhändler haben bis heute noch immer keine Warenwirtschaft. Auch hier können die Dienstleister helfen. Bei diesen Betrieben speisen sie ihre Scandaten nicht direkt in die Warenwirtschaft ein. Stattdessen bereiten sie die Rohdaten auf und liefern sie dann auf CD-Rom. Beispiel Bücher: Der Buchhändler kann die von den Erfassungsgeräten aufgenommenen ISBN und Non-Book-Artikel beim Dienstleister mit Titel, Verkaufspreis und Mehrwertsteuer-Kennzeichen ergänzen und nach den branchenüblichen Bewertungsmethoden auswerten lassen.

Bei manchen Händlern gehört das Reparieren zum Service. Zur Inventur müssen auch die Warenbestände in der Werkstatt erfasst werden. Doch wie zählt man Schrauben oder Fahrradventile? Wenn sie nicht mehr in der Originalverpackung sind, haben sie keinen Barcode. Bei solchen Kleinteilen hat sich das exakte Wiegen bewährt. Man wiegt zum Beispiel zehn Schrauben, ermittelt das Gewicht und errechnet über das Gesamtgewicht aller gleichartigen Schrauben die Gesamtzahl.

 
 

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Diese Fische werden fotografiert und dann gezählt. © Kölle-Zoo


Fische zählen im Zoo-Fachgeschäft

Und wie zählt man Fische in einer Zoohandlung? Bei Kölle-Zoo unterscheidet man komplett ausgestattete Schauaquarien mit wenigen Fischen, komplett mit Wasserpflanzen, Steinen und Filtertechnik von Blockaquarien. Letztere dienen dem Verkauf der Fische und sind kaum dekoriert. Während man bei den Schauaquarien die Fische leicht von Hand zählen und die EAN der Ausstattungsartikel eingeben kann, werden die Blockaquarien fotografiert, um dann die bis zu 100 kleinen Fische zählen zu können.

Kölle-Zoo betreibt 11 eigene Fachgeschäfte in den Bereichen Aquaristik, Gartenteich, Koi, Terraristik, Hund, Katze, Vogel und Kleintiere. Die Standorte befinden sich vorwiegend in Baden-Württemberg. Kölle ist zugleich Franchise-Nehmer des Discounters Fressnapf mit 22 Filialen. Als Warenwirtschaftssystem nutzt man Dewas von Superdata. Bis 2013 ist der Übergang zur vollständig geschlossenen Warenwirtschaft geplant. Dann ist statt der bisherigen Stichtagsinventur eine permanente Inventur möglich. Bis dahin führt eine Fremdfirma die Erfassung des Bestandes durch, allerdings mit Mobilterminals von Kölle, und der Händler erledigt auch die Verarbeitung der Daten selbst. Kölle beziffert den Anteil der scanbaren Artikel auf 98 Prozent. Lebende Tiere haben eine EAN, die von Hand eingegeben wird. Fotos braucht man nur für Fische in großer Zahl.

René Schellbach, iXtenso.com

 
 

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