Sicher und persönlich: Standplanung und Besucherkontakt auf physischen Messen

von Elisa Wendorf

Die Corona-Pandemie bringt viele Veränderungen mit sich, auch im Bereich Veranstaltungen und Messen. Das hat sich bereits im letzten Jahr gezeigt, beispielsweise bei der CARAVAN SALON, die bereits im September 2020 – unter damals ganz neuen Bedingungen – stattfinden konnte. Mittlerweile sind diese Bedingungen Standard. Unter Einhaltung individueller Maßnahmen je nach Bundesland können Messen nun deutschlandweit wieder stattfinden.

Gerade Aussteller müssen sich auf veränderte Bedingungen einstellen, können sich dadurch aber auch weiterentwickeln und einige Umstände für sich nutzen. Bundesweit gibt es für Messen und Veranstaltungen einige neue Regularien. Wir haben die wichtigsten Aspekte für Veranstalter und Aussteller zusammengetragen, um sich optimal auf künftige Messeauftritte vorzubereiten.

Ein starkes Hygienekonzept ist nicht nur aktuell besonders wichtig, sondern auch über die Pandemie hinaus sinnvoll – nicht nur für Messebesucher, sondern auch für die Gesundheit Ihrer eigenen Mitarbeiter. Sie geben als Messeaussteller den Besuchern ein gutes Gefühl, die viel Wert auf Hygiene legen und sich sonst vor öffentlichen Räumen mit viel Menschenkontakt scheuen. Das trägt zur Bindung an die Marke bei.

Zu einem wirksamen Hygienekonzept gehört die Erstellung eines Hygieneplans. Dieser sollte im Voraus organisiert werden. Generell gilt:

• Machen Sie Ihre Hygienemaßnahmen sichtbar: Desinfizieren Sie regelmäßig Flächen und Gegenstände, die von Besuchern und Mitarbeiter angefasst werden.
• Stellen Sie ausreichend Desinfektionsspender zur Verfügung.
• Wählen Sie Standmobiliar, das leicht und schnell zu reinigen ist und nutzen Sie geeignete Reinigungsmittel.
• Bilden Sie Ihr Standpersonal im Vorfeld aus und informieren Sie es über jegliche Regelungen und Vorsichtsmaßnahmen. Legen Sie auch schon vor der Veranstaltung einen Standmitarbeiter als Hygienebeauftragen und Ansprechperson für hygienebezogene Fragen fest.
• Erstellen Sie einen Risikoplan für den Fall des Kontaktes mit einer erkrankten Person.
• Spielen Sie Standsituationen im Voraus durch und identifizieren Sie mögliche Problemquellen. Planen Sie geeignete Gegenmaßnahmen, zum Beispiel bei Verstößen gegen die Hygiene-Regeln. Üben Sie beispielsweise, die Besucher freundlich auf ihr Fehlverhalten aufmerksam zu machen und sie bei Uneinsichtigkeit von Ihrem Stand beziehungsweise dem Messegelände zu verweisen.
• Halten Sie stets Masken auf Vorrat bereit – auch für Ihre Besucher.
• Seien Sie kreativ und nutzen Sie die Masken als Marketinginstrument, indem Sie sie zum Beispiel mit Ihrem Markenlogo versehen.

Die Pandemie hat in Sachen Digitalisierung einiges in Bewegung gesetzt. Lockdowns, Kontaktbeschränkungen und Abstandsregelungen sorgen auch in der Handelswelt für einen Umbruch. Neue, digitale Möglichkeiten der Bezahlung, Bestellung, Abholung und vieles mehr sind Teil neuer Verkaufsstrategien. Auch für den Kundenkontakt auf Veranstaltungen können diese hilfreich sein.

Als Messeaussteller und Messeveranstalter sollten Sie sich im Voraus über neue Tools, ihr Anwendungsgebiet und auch die technischen Voraussetzungen für ihre Nutzung informieren. Hier einige Beispiele für praktische Anwendungen:

• Ein kontaktloser (Online-)Check-In und eine automatische Einlasskontrolle, die den Impfpass-QR-Code checken sind sinnvoll, vor allem in Hinblick auf die in den meisten Bundesländern bereits geltenden 3G/2G-Modelle.
• Nutzen Sie digitale Komponenten (wie beispielsweise die Zuschaltung von Mitarbeitern aus dem “Remote-Arbeitsplatz” für eine kontaktlose Beratung).
• Erweitern sie das Erlebnis Ihrer Besucher, beispielsweise durch virtuelle Produktpräsentationen.
• Verwenden Sie QR-Codes, die Kunden bequem mit ihrem Smartphone einscannen können, um beispielsweise mehr über Ihre Produkte oder Dienstleistungen zu erfahren. Außerdem können Sie QR-Codes für interaktive Zwecke nutzen, um Besucher zum Beispiel an Gewinnspielen teilnehmen zu lassen oder Bewertungen (unter anderem zu ihrem Messeaufenthalt oder Ihrem Stand) abgeben zu lassen.
• Für die Planung Ihres Standes bietet die Messe Düsseldorf beispielsweise online einen 3D-Konfigurator an, mit den Sie Ihren Stand ganz bequem im Voraus planen können.

Gerade bei der Gestaltung von Messeständen und Terminvergabe sollten Sie folgende nützliche Punkte beachten:

• Planen Sie feste Laufrichtungen ein und arbeiten Sie mit Bodenmarkierungen, damit Besucher nicht zusammenstoßen.
• Kooperieren Sie wenn möglich mit der Messeleitung, um Besuchern ein ganzheitliches, positives Messeerlebnis mit einheitlichen Hygienemaßnahmen zu bieten.
• Legen Sie Ihren Fokus auf digitales Informationsmaterial und verzichten Sie auf frei ausgelegte Flyer. Verteilen Sie dennoch weiterhin Visitenkarten – Besucher sammeln diese trotz Pandemie.
• Reduzieren Sie die Anzahl an anwesenden Mitarbeitern, sodass der Mindestabstand jederzeit eingehalten werden kann und Ihr Stand weder überfüllt ist noch so wirkt.
• Gestalten Sie Ihren Stand dennoch gemütlich und einladend.
• Denken Sie über die Einführung einer Terminvergabe für den Standbesuch nach, um Gedränge zu vermeiden.

Weniger Besucher heißt nicht gleich weniger Interesse: Passen Sie Ihre Ziele den gegebenen Maßnahmen an und nutzen Sie die Möglichkeit des persönlichen, intensiven Austauschs mit interessierten Kontakten.

• Beziehen Sie die Besucher in ihr Programm ein und verzichten Sie keinesfalls auf Interaktion!
• Richten Sie sich ganz nach Ihrem Gegenüber: Welche Art der Begrüßung bevorzugt er/sie beispielsweise anstelle des klassischen Händeschüttelns?

Stellen Sie Ihren Content und Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme auch über die Messe hinaus zur Verfügung, indem Sie beispielsweise an Ihrem Stand auf Ihre Website oder Social-Media-Kanäle verweisen. Zeigen Sie ihren Besuchern, dass Sie auch über die Messe hinaus präsent – und trotz Pandemie dieselben – sind.

Auf dem Gelände der Messe Düsseldorf gilt ein ausgearbeitetes Hygienekonzept, zusammengefasst unter dem Namen PROTaction. Auch für den Standbau liegen genaue Vorschriften im Sinne des Infektionsschutzes vor. Die Akkreditierung zum Aufbau und Abbau hingegen entfällt zurzeit. Mit ihrem Konzept der „hybriden Messe“ im vergangenen Jahr legte die Messe Düsseldorf außerdem den Baustein einer ganzheitlichen Omnichannel-Strategie. So startet auch die EuroCIS 2022 wieder durch und zeigt wie Messe zum Medium wird!

Die von der Pandemie geprägten Messen werden auch künftig anders als die gewohnten Veranstaltungen bleiben. Deshalb sollten Veranstalter, Aussteller und Besucher die neue Erfahrung als Chance betrachten. In vielen Unternehmen gab es einen Wandel – von Aufgabenumverteilungen, bis hin zu digitalen Schulungen. Dieser Wandel kann durchaus von Vorteil sein: Nutzen Sie als Händler frischen Wind, den neue Köpfe ins Team bringen und nutzen Sie Ihren nächsten Messeauftritt als Bühne, um diesen Wind nach außen zu tragen!