Workforce-Management: „das Büro in der Hosentasche“

Das Handy ist am Arbeitsplatz nicht erlaubt? Und ob! dm setzt seit 2017 auf digitale Mitarbeiterkommunikation und Filialorganisation. Die Mitarbeiter-Smartphones helfen bei der optimalen Kundenberatung, schnellen Warennachbestellung und fördern das interne Netzwerken des Teams. Geschäftsführer Ressort Mitarbeiter, Christian Harms, erzählt von der Investition in die Zukunft.

Herr Harms, was zeichnet ein modernes Filial- und Workforce-Management aus?

Christian Harms: Modernes Filial- und Workforce-Management bedeutet für uns das „Büro in der Hosentasche“ zu haben. Um das zu ermöglichen, haben wir bereits im Herbst 2017 25.000 Smartphones an unsere Kolleginnen und Kollegen in den dm-Märkten ausgegeben. Für diese Smartphones bieten wir unseren Mitarbeitern social Apps wie Yammer als soziales Unternehmensnetzwerk oder Teams als interne Zusammenarbeitsplattform an. Zudem können die Mitarbeiter durch die Smartphones die Filialwarenwirtschaft weitestgehend mobil bedienen. Die Anwendungen sind größtenteils an Consumer-Apps angelehnt, um eine intuitive Bedienung der mobilen Anwendung zu ermöglichen.

Warum muss der Handel weg von Zettel, Stift und schwarzem Brett und hin zu digitalem Workforce-Management?

Christian Harms: Wir bei dm stehen modernen Technologien grundsätzlich offen gegenüber. Durch ein digitales Workforce-Management ist jeder Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt handlungs- und sofort für den Kunden auskunftsfähig. Neben der digitalen dm-Lernwelt, in der es beispielsweise viele Hintergrundinfos oder Praxisbeispiele für das Personal gibt, bieten die Mitarbeiter-Smartphones eine schnelle und direkte Möglichkeit sich untereinander zu vernetzen, um auch bei Informationen eine Transparenz zu schaffen. Durch Push-Benachrichtigungen können auch neue Prozesse in Echtzeit weiterverbreitet werden.

In der Filiale oder auch darüber hinaus: Welche Prozesse laufen bei dm mittlerweile digital, die vorher analog abgewickelt wurden?

Christian Harms: Wir haben beispielsweise den Papierversand durch einen Dokumentenscan ersetzt. Zudem können Informationen wie Neulistungen, die früher per Mail kommuniziert wurden, nun direkt über das Smartphone abgerufen werden.

Wie sind Sie an die Umstellung von analog auf digital herangegangen?

Christian Harms: Um eine reibungslose Umsetzung zu gewährleisten, wurden die Mitarbeiter-Smartphones, und im Laufe des Pilot-Prozesse auch die verschiedenen Anwendungen, zunächst in ausgewählten dm-Märkten ausprobiert, um ein agiles Arbeiten zu gewährleisten. Vor allem hat die User Experience für uns eine große Rolle gespielt. Mobile Entwickler-Skills wurden intern aufgebaut und durch externe erfahrene Fachspezialisten ergänzt.

Wie wichtig ist der Mitarbeiter bei einer solchen Neuorientierung?

Christian Harms: Die Mitarbeiter sind bei einer solchen Neuorientierung der Schlüssel. Durch den ständigen Dialog im Bezug auf Wünsche und Bedürfnisse für das tägliche Arbeiten können beispielsweise neue Ideen aufgegriffen werden, die dann wiederum die Arbeit für den einzelnen Mitarbeiter erleichtert.

Sie haben 2017 die Kommunikation und Organisation digitalisiert. Hat sich der Aufwand gelohnt?

Christian Harms: 2017 war es eine Investition in die Zukunft und mittlerweile ist der Filialalltag ohne die Mitarbeiter-Smartphones nicht mehr denkbar. Es sind unzählige Prozesse und Anwendungen hinzugekommen und es entstehen ständig neue Ideen.